Lösningar

Hantering av många projekt samtidigt - multiprojekt-hantering

Mycket av den verksamhet som pågår i företag genomförs i projektform. Sällan är det så att allt som behöver göras kan inrymmas i ett projekt utan det pågår flera projekt samtidigt. Företaget har då vad vi kallar en multiprojekt-verksamhet. Ofta är det ett hårt tryck att starta nya projekt. Nya affärsmöjligheter, nya utvecklingsmöjligheter eller nya kunder driver på behovet av att starta nya projekt. Samtidigt är det viktigt att slutföra de redan startade projekten på överenskommen tid.

Vår erfarenhet är att de i de allra flesta företag som bedriver projekt pågår en ständig konflikt mellan att använda resurser för att säkerställa att de redan startade projekt levererar i tid och att istället använda resurser till att snabbt starta nya projekt för att fånga de nya möjligheterna. Då båda sidor är lika viktiga finns det ingen enkel lösning.

Att framgångsrikt slutföra det man redan startat säkrar intäkter och kunder nu medan att vara snabb och fånga nya möjligheter ger framtida intäkter och kunder. Vår erfarenhet är att många företag lägger mycket ledningstid til att lösa ständigt återkommande konflikter kring resursfördelning och prioritering mellan projekt. I fliken artiklar finns ett antal sidor som belyser olika aspekter av dessa problem och under denna flik finns beskrivningar av hur Velocity från VMG löser många av de problem som finns i en multiprojektverksamhet.

Begrepp

När vi diskuterar multiprojekt brukar vi använda ord eller ledningsfunktioner som, portföljhantering, "pipeline management", projektledning och resurshantering. I våra artiklar innebär portföljhantering att värdera olika projektalternativ och besluta vilka projekt som skall genomföras och också att besluta när ett projekt skall starta. l detta beslut ligger också det ibland mycket svåra beslutet att när det behövs stoppa pågående projekt för att ge plats åt andra. Portföljhantering är den affärsmässiga styrningen av projektverksamheten.

Med pipeline management menar vi två olika saker. Dels är det ett administrativt ansvar att se till att det finns uppdaterad och jämförbar information från alla startade och därmed pågående projekt. Dels är det ett operativt ansvar att se till att alla pågående projekt får bästa möjliga förutsättningar för att lyckas genom att tidigt upptäcka projektleveranser som riskerar att bli sena. Om man vill kan man se pipeline management som ett logistiskt ansvar, dvs att se till att den sammantagna förmåga som står till buds används på bästa möjliga sätt för att få maximal framdrift av projekten.

Projektledning omfattar mycket, och i våra artiklar begränsar vi det till att främst innebära ansvaret för att uppnå det enskilda projektets leveransmål på utsatt tid, med rätt kvalitet och inom budget.

Den fjärde lednings-funktionen i en multiprojektorganisation är resurshantering. Denna består av två huvudsakliga delar. Dels att säkerställa att organisationen har den kompetens och den kapacitet som de framtida utmaningarna kräver. I detta ligger också att se till att medarbetare trivs och utvecklas.
Den andra, delvis överlappande uppgiften, är att se till att de resurser som finns i organisationen nyttjas på bästa sätt. Att se till att resurser fördelas till projekten på bästa sätt. Denna sista mening döljer i sin enkelhet en av de intressantaste utmaningarna. I våra artiklar om multiprojekthantering återkommer vi till detta viktiga område flertalet gånger då det finns en rad väldigt olika sätt att hantera det.

Hur går det?

Att bedriva multiprojekt verksamhet är svårt. Det finns överväldigande statistik från olika undersökningar i olika branscher som visar att en stor andel av alla projekt misslyckas med att leverera på utsatt tid eller hålla budget eller båda två. Samtidigt finns det positiva indikationer i statistiken.

Totalt sett verkar det som att 2017 skulle kunna bli ett trendbrottsår då genomsnittsprojektet faktiskt gick bättre än tidigare. Under alla omständigheter finns det mycket att lära och en stor potential för alla organisationer att förbättra sin förmåga inom detta område. På VMG följer vi utvecklingen noga för att kunna bistå med kunskap, rådgivning och förändringshjälp.

(Standish Group -  CHAOSManifesto2013, KPMG - Global Construction Survey 2015, PMI - Pulse of the Profession 2017).