Ständiga omprioriteringar

Ständiga omprioriteringar

Multiprojektverksamhet är att bedriva flera projekt samtidigt. Endast i en ideal värld där det finns oändlig tillgång på alla resurser kan detta ske utan konflikt mellan projekten. I en verklig värld uppstår det istället ständigt situationer där flera projekt behöver samma resurs samtidigt. Det kan till exempel handla om nyckelkompetenser, underleverantörer, testanläggningar eller till och med ledningens beslut. Det vill säga allt som ett projekt behöver för att bedriva projektverksamhet.

En multiprojektverksamhet kännetecknas därför av att det alltid pågår olika typer av prioriteringsmöten som fördelar tillgången till de begränsande resurserna. Vissa konflikter löses genom delning av resurser, andra genom att man införskaffar mer av det som saknas och de allra flesta konflikter löses genom prioritering. Detta innebär att man beslutar att det ena syftet är viktigare än det andra och att det nedprioriterade projektet antingen får vänta tills resursen blir ledig eller lösa problemet på annat sätt.

Att prioritera är ofta tidsödande då den måste baseras på en värdering av olika objektiva och subjektiva fakta och omständigheter. Resultatet blir ofta instabila prioriteter med frekventa omprioriteringar som följd.

Återkommande mönster är att det som upplevs som ”bråttom” ofta vinner över det som kanske är längre från leverans även om detta är ”viktigare”. Ett annat mönster är ”acoustic management”, detta innebär att den projektledare som skriker högst vinner. Att ständigt ändra prioriteter uppfattas av de flesta som ineffektivt och demotiverande för medarbetarna. Ändå känner sig de flesta som sysslar med multiprojektverksamhet tvungna att prioritera om för att skydda de åtaganden som man ingått.

 

 

Läs mer om