Agil eller inte? Rätt projektstyrning för rätt projekt. Skillnaden mellan komplexa och komplicerade projekt

 Företag behöver anpassa styrningen av projekt efter typen. Det ger förutsättningar för projektledaren och teamet att gå i mål. Att skilja mellan komplexa och komplicerade projekt sätter vanlig och agil projektstyrning (scrum) i ett nytt sammanhang. 

Hos de flesta av de europeiska industriföretag som är våra kunder märks det tydligt att bredden av utvecklingsprojekt ökar. Digitalisering, Internet of Things/-Services och ökad andel mjukvara driver på detta. Hos de flesta "hardware"-företag använder man till stor del vanlig projektstyrning men agil projektstyrning tar större plats även utanför mjukvaruprojekten.

Erfarenheterna är blandade. En del upplever att lättrörligheten passar bra, medan andra upplever sig tappa kontroll och synkronisering. Industriföretags organisation är oftast inte uppbyggd för sammanhållna projektteam utan kring specialistfunktioner där personer är aktiva i flera projekt samtidigt. VMG har med kunder testat att anpassa styrningen efter om det är ett komplext eller komplicerat projekt. Inspirationen kom från bl.a. från Cynefin*, ett ramverk för att förstå egenskaper i olika typer av miljöer. Resultatet blev att Agila metoder då verkligen förstärkte de komplexa projekten samtidigt som de komplicerade projekten fortsatte dra nytta av den vanliga styrningen och inte tappade viktig kontroll.

I gruppen komplexa projekt återfinns till exempel explorativa studier av ny teknik, lösning av riktigt komplexa kvalitetsproblem eller kundprojekt där målet är rörligt. De kan liknas med en tallrik spaghetti, dra i ena änden av en spaghetti så vet man inte var på tallriken det börjar röra sig i andra änden.

I gruppen komplicerade projekt finns engineer-to-order och utvecklingsprojekt inom kända teknikområden. Kunniga medarbetare och experter kan tillsammans förstå vad som behöver göras. VMG har tagit fram några enkla frågor för att kunna avgöra om ett projekt är komplext eller komplicerat:

  1. Går det att i förväg beskriva den önskade outputen från projektet? Med en kravspecifikation, ritningar, prototyper etc.
  2. Kan erfarna personer i förväg beskriva de olika stegen i projektet och hur de hänger ihop?  
  3. Det är relativt liten risk/chans att det kommer fram ny kunskap under projektet som ger det en väsentligt annorlunda inriktning.
  4. Finns det behov av att kunna leverera en specifik output vid ett visst tillfälle, t ex till ett annat utvecklingsprojekt

Om svaren på frågorna är övervägande "Ja" på frågorna är det förmodligen ett komplicerat projekt. Annars är det troligen komplext. Hur påverkar det då projektstyrningen? För komplexa projekt är processtakten och arbetssättet i teamet viktigare att styra eftersom outputen är ett rörligt mål. För komplicerade projekt är innehållet i projektet viktigast.

Skillnader för Planering: För komplexa projekt finns ofta bara en total tidsram och en budget. Teamet behöver sättas samman och och processtakten behöver bestämmas med sprintar eller avstämningspunkter tillräckligt ofta för att ge fokus och koordination. Sedan skapas efterhand i projektet en backlog som löpande arbetas av. Komplicerade projekt behöver ha tillräcklig input för att kunna starta (full-kit), en planeringsworkshop, en projektplan och en budget som viktiga styrmedel.

Behov av verktygsstöd: För komplexa projekt behovs stöd för den löpande planeringen, avstämningen och kommunikationen. Dessutom behöver teamet kunna värdera konsekvenser av handlingsalternativ och trade-offs som uppträder. Detta för att kunna upptäcka i god tid när ramar är på väg att spricka eller mål inte kunna nås. Just denna aspekt är ofta en stor svaghet i vanliga Agila projekt och behöver förstärkas. För komplicerade projekt behövs ett verktyg för att följa hur projektet utvecklar sig och ge en hjälp till teamet att hantera resurs- och tidsbegränsningar på bästa sätt.

VMG, Velocity Management Group anlitas av ledande industriföretag som vill förbättra performance och samarbete inom R&D och Engineer-to-Order. VMG erbjuder kompetens, metoder och Velocity-systemet för portfölj-, projekt- och resursstyrning. Velocity Project Manager och Velocity Sprint Master är två verktyg som hjälper projektledare att styra komplicerade och komplexa projekt. Läs mer på VMGs hemsida . Kontakta oss för en förutsättningslös diskussion eller demo.

* en.wikipedia.org/wiki/Cynefin_framework . Illustration: Snowded (Own work) [CC BY-SA 3.0 creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons.